В рамках двухдневного семинара TAIEX на тему «Изучение лучших практик применения электронного документооборота в работе советов юстиции и судебных процессах» 15 февраля 2018 специалисты по информационным технологиям стран Эстонии, Латвии, Португалии и Испании делились опытом внедрения информационных систем электронного документооборота.
Общие принципы, определяющие существование всех информационных систем Эстонии нормы законодательства, которые регулируют их функционирования, и примеры работы информационной системы Министерства юстиции Эстонии, раскрыл руководитель управления правоприменения информационных систем Центра реестров и информационных систем Эстонии Эваро Сомерен.
В законе, который определяет правовое поле функционирования судов, закреплено понятие и основные принципы использования информационной системы. На основе законодательно закрепленных норм использования информационной системы в Эстонии разрабатывается устав информационной системы судов, в котором определяются все операционные вопросы относительно ее функционирования, права и обязанности пользователей системы, правила архивации информации. Также есть два декрета Министерства юстиции Эстонии, регулирующих отдельные аспекты деятельности административного департамента суда и представления информации в суды.
Статья 57 Кодекса гражданских производств Эстонии определяет случаи применения информационной системы. В Кодексе указано, что при условии внесения определенных документов в информационную систему они полностью заменяют бумажную оригинальную версию. Ответственность за функционирование этой информационной системы возложена на Министерство юстиции Эстонии. Все информационные системы других сфер деятельности Эстонии регулируются подобными уставами.
Прокурор-координатор Португалии Плачидо Конде Фернандес во время презентации акцентировал внимание на практических вопросах введения систем электронного документооборота с использованием опыта работы в одном из судов Португалии.
Эксперт отметил, что процесс внедрения электронного документооборота в Португалии начался около десяти лет назад. Всех стратегических целей было достигнуто благодаря командной работе.Он отметил, что электронный документооборот в судах Португалии более развитым, чем в советах юстиции. В то же время на сегодняшний день не все функции Высшего совета юстиции Португалии охвачены электронными технологиями.
О предпосылках перехода от бумажного к электронному документообороту Латвии, законодательную базу, технические требования и опыт страны по разработке информационных систем рассказал эксперт отдела проектного менеджмента и международного сотрудничества Судебной администрации Латвии Янис Руська.
Янис Руська рассказал о функционировании информационной системы в судах и судебный веб-портал, в котором созданы возможности для работы всех пользователей. Веб-портал подключен к судебной информационной системы и дает возможность общественности получать информацию и электронные услуги. Например, услуга «Мое дело» позволяет заинтересованному лицу получить всю информацию о судебном деле, участником которого он является. Веб-портал содержит электронные приложения, благодаря которым происходит подача документов в суд, а также в нем представлены все решения суда в анонимном варианте, модуль статистики, в котором данные обобщаются информационной системой автоматически.
Во время презентаций эксперты поблагодарили за приглашение и возможность поделиться опытом внедрения судебных и других информационных систем, а также выразили надежду относительно дальнейшего сотрудничества в рамках проведения судебных реформ.